HR TECHNOLOGY
Il vero costo di gestione delle note spese e trasferte per le aziende
14 dicembre 2016
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software note spese trasferte

Quali risparmi e benefici si possono ottenere con l’uso di software per la gestione delle note spese e delle trasferte ? Per rispondere a questa domanda facciamo riferimento ad alcune ricerche sul tema. In conclusione, il costo della gestione delle note spese, a cominciare dal tempo dedicato dalle diverse risorse coinvolte nello svolgimento delle molteplici attività che compongono il processo stesso, ed includendovi il costo dei rimborsi riconosciuti ai dipendenti, può arrivare all’8% del costo complessivo del personale. Un dato considerevole ma che varia significativamente da azienda ad azienda e dalle travel policy applicate.

Più interessante analizzare il costo di gestione di una singola nota spese. Le aziende più efficiente spendono meno di 7 euro a nota spese mentre le aziende meno performanti possono arrivare a spendere più di 25 euro. In alcuni casi il costo può addirittura arrivare a sfiorare i 40 euro (Ricerca Sda Bocconi, 2014).

Il problema vero però è che molte aziende, praticamente 1 su 2, non effettua queste verifiche e calcoli e pertanto non conosce il vero costo di gestione delle note spese (2016 Expense Management Trends).

 

In caso di inefficienza come intervenire ?

La maggiore onerosità per l’azienda è attribuibile alla fase di compilazione delle note spese ed alle attività di successiva gestione e controllo. Automatizzare queste fasi del processo consentirebbe, significativi recuperi di costo e anche un aumento della soddisfazione degli utenti coinvolti, semplificando il loro lavoro.

L’automatizzazione della fase di compilazione, grazie a soluzioni software di gestione note spese e trasferte, consente infatti ampi recuperi di efficienza e di riduzione dei costi tramite le seguenti azioni:

  • immissione diretta delle richieste e dei dati da parte del dipendente e workflow semplificano e velocizzano il processo
  • strumenti di controllo per la riduzione di errori in fase di input
  • passaggio in automatico dati ai sistemi paghe, presenze e contabilità
  • riduzione produzione/circolazione carta
  • utilizzo di app per acquisire dati per l’inserimento delle note spese

E’ interessante osservare come progetti di informatizzazione di questi processi tramite software per la gestione delle trasferte e delle note spese, tendono a ripagarsi da soli nel tempo, grazie al recupero di efficienza ed al maggior controllo dei costi, generando mediamente un Ritorno sull’Investimento positivo in periodi anche molto brevi. I vantaggi per le aziende sono infatti evidenti e immediati e si traducono nell’abbattimento dei costi di gestione in alcuni casi anche del 60%, con il risultato che oltre il 70% delle aziende riescono a recuperare interamente l’investimento iniziale nell’arco di un periodo inferiore ai 12 mesi.

A queste opportunità di efficientamento di processo si aggiunge una ulteriore legata alla possibilità di recuperare in automatico alcuni dati quali ad esempio le distanze chilometriche che consente di ridurre sensibilmente  i tempi di controllo nell’ambito del processo delle trasferte.

 

Il calcolo automatico delle distanze chilometriche

Le soluzioni di Travel Management più moderne consentono infatti di calcolare automaticamente le distanze chilometriche tra due località, basandosi sulla distanza dichiarata da un provider esterno quale Google Maps. Qualora si decidesse di lasciare al dipendente la facoltà di inserire il chilometraggio effettuato, la procedura preleva la distanza reale e verifica l’attendibilità del dato inserito per segnalare l’eventuale  superamento del massimale previsto o un warning quando il chilometraggio valorizzato dal dipendente è diverso dalla distanza reale.

In questo modo si avranno immediatamente i seguente vantaggi:

  • calcolo automatico delle distanze chilometriche aggiornate
  • controllo delle distanze inserite manualmente con la personalizzazione di eventuali controlli
  • dati aggiornati e sempre disponibili

 

Quale risparmio possibile ?

Per valutare il risparmio ottenibile grazie ad una funzione di valorizzazione automatica delle distanze si può prendere a riferimento un’azienda di medie-grandi dimensioni che effettua una numero significativo di trasferte all’anno: circa 20.000. Ipotizzando una “differenza media” di appena 1 chilometro a tratta tra la distanza inserita manualmente e la distanza rilevata dal servizio e applicando un rimborso chilometrico medio pari a 0,6 euro/km è possibile stimare un risparmio aggredibile di circa 120.000 euro in 5 anni. Risparmio derivante semplicemente da un controllo più puntuale delle distanze a cui si aggiungono i miglioramenti in termini di efficienza di processo derivanti dal recupero ed inserimento automatico delle informazioni.

 

Software per la gestione delle trasferte e delle note spese: alcuni consigli per approfondire il tema

Per approfondire il tema potete consultare la sezione del nostro sito dedicata alle soluzioni software per la gestione delle trasferte e delle note spese o contattarci tramite l’apposito formo del blog (o dal sito) per ricevere maggiori informazioni direttamente dal nostro personale, o semplicemente guardare questo breve video.

 

 

Image courtesy of graur razvan ionut at FreeDigitalPhotos.net.

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Edmund Kovacs - Marketing Manager, Data Management HRM

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